Quando o ERP não dá conta do recado, a solução é um sistema sob medida para as necessidades da empresa

Por Wilson Gotardello Filho

Muitos empreendedores gastam uma fortuna em sofisticados sistemas de gestão que prometem integrar a administração e a produção da empresa por completo, mas, na hora do vamos ver, percebem que o software não funciona como o esperado. O chamado ERP (Enterprise Resources Planning) não é mesmo a solução milagrosa para todos os negócios. Às vezes, são necessários programas específicos, que dão conta das peculiaridades de uma área da companhia ou do setor de atuação. 

> Uma combinação de softwares é uma alternativa para conseguir a integração plena dos processos
> Dependendo do caso, é mais útil um sistema focado no setor do que um ERP tradicional
> Para setores que não contam com softwares especializados, a saída é utilizar um ERP tradicional e desenvolver em paralelo aplicativos para o próprio negócio - ou customizar o software de ERP para integrar as atividades financeira e de produção
> Ter uma infraestrutura adequada é fundamental para que o desempenho dos softwares alcance as expectativas. Muitas vezes, os empresários investem uma quantia razoável em aplicativos, mas fazem questão de economizar nos servidores. Não dá certo.

Leia a seguir como três empresas melhoraram seu sistema de gestão investindo em sistemas especializados

GRÁFICA
O empreendedor Reinaldo Espinosa, proprietário da RWA Artes Gráficas, utilizou durante dois anos um tradicional software de ERP (Enterprise Resources Planning), sistema integrado de gestão de produção. As lembranças do período não são nada agradáveis. 'Quebramos a cara. Era muito sofisticado', diz. A empresa enfrentou dificuldades principalmente para controlar a produção e elaborar o plano de orçamento, pois o sistema não se adaptava às peculiaridades do setor. Espinosa optou então por trocar o ERP por um software de gestão específico para gráficas. E não se arrepende. 'Os processos ficaram mais ágeis e a produtividade cresceu', afirma. A velocidade de impressão, por exemplo, aumentou em 50%. Se antes a RWA fazia 8 mil impressões por hora, hoje, em algumas máquinas, chega a 12 mil.

CONTABILIDADE
Todo final de ano, o volume de trabalho nos escritórios de contabilidade aumenta consideravelmente. A relação anual de informações sociais (RAIS), a guia de informação para apuração de ICMS (GIA), entre outros tributos sazonais, transformam a rotina dos contabilistas. A atualização dos sistemas que calculam essas taxas tirava o sono do empresário Antônio Carlos Santiago, do S&C Serviços Contábeis. 'Muitas vezes pode ocorrer uma mudança de última hora na legislação e não conseguimos atualizar o sistema', diz. Para evitar esse tipo de problema, Santiago utiliza um software de gestão específico para a área contábil que integra a folha de pagamento e o controle de contas e de tributos. Mas softwares contábeis não devem ser substitutos dos sistemas de gestão. 'Eles controlam apenas a parte financeira. Não são ideais para quem precisa de controle de produção', diz o consultor Roldo Goi.

RECURSOS HUMANOS
No início do ano passado, a Lock Engenharia desistiu de manter o departamento de Recursos Humanos (RH) terceirizado. Até então, toda a área de RH da empresa era administrada por uma prestadora de serviço. Diana Nunes, gerente administrativa da construtora, estava insatisfeita com a verba despendida para a impressão de holerites e com a impossibilidade de gerar folhas de pagamento por centro de custo. Hoje, os 150 funcionários não recebem mais seus comprovantes em papel. Em julho de 2008, foi implantado um sistema para gerenciar a área de RH. Quase um ano após a iniciativa, Diana afirma que o investimento de R$ 45 mil já foi recuperado só com o cancelamento do contrato de terceirização e com as economias relativas a desperdício de papel. O consultor Roldo Goi diz que os sistemas de ERP são limitados nas aplicações para a área de RH e que, normalmente, é preciso utilizar um software específico, como fez a Lock Engenharia.

Fonte: Pequenas Empresas Grandes Negócios